Διαχείριση εντύπων και πολιτικές και διαδικασίες – Σημαντικό; Εσύ Betcha!

Διαχείριση εντύπων και πολιτικές και διαδικασίες: Σημαντικό; Ναι σίγουρα

Τα έντυπα είναι κρίσιμα για τις λειτουργίες οποιουδήποτε οργανισμού, είτε τα έντυπα είναι σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή. Ο καθένας χρησιμοποιεί φόρμες στην καθημερινή του ζωή από έρευνες στο Διαδίκτυο, καροτσάκια αγορών, φόρμες σχολίων ή ακόμα και ένα email συμπλήρωσης στην ενότητα επικοινωνίας πολλών ιστότοπων. Και οι χάρτινες φόρμες δεν έχουν πεθάνει σε καμία περίπτωση. Τα έντυπα εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται για την υποβολή αιτήσεων για άδεια οδήγησης ή για την ολοκλήρωση της εγγραφής για το αυτοκίνητό σας ή για την κατάθεση ή ανάληψη χρημάτων από τον τραπεζικό λογαριασμό ή τον λογαριασμό ταμιευτηρίου σας. Οι σωματικές μορφές είναι παντού.

Οι φόρμες επιχειρήσεων είναι εργαλεία διαχείρισης που βοηθούν στη σύνταξη, τη μετάδοση και την αναφορά επιχειρηματικών πληροφοριών. Υπάρχουν δύο τρόποι για να δείτε μια φόρμα: έντυπη και ηλεκτρονική. Μια έντυπη φόρμα είναι ένα έγγραφο που φέρει οδηγίες με επαναλαμβανόμενες πληροφορίες προεκτυπωμένες σε σταθερή θέση για εξοικονόμηση χρόνου εγγραφής και αναφοράς. Η ηλεκτρονική φόρμα είναι ένα έγγραφο που είναι αποθηκευμένο σε μια συσκευή ηλεκτρονικής μνήμης και διατίθεται σε οθόνη υπολογιστή όταν χρειάζεται. Οι ηλεκτρονικές φόρμες μπορούν να σχεδιαστούν με πεδία που αλλάζουν σε μέγεθος καθώς πληκτρολογείται το κείμενο, με αναπτυσσόμενα μενού, ενεργά κουμπιά και οι ηλεκτρονικές φόρμες μπορούν ακόμη και να συνδεθούν με μια βάση δεδομένων που συλλέγει τις πληροφορίες που συμπληρώνονται στην ηλεκτρονική φόρμα. Θυμηθείτε, ωστόσο, οι ηλεκτρονικές φόρμες μπορεί να είναι ακριβώς οι ίδιες με τις έντυπες φόρμες, καθώς και στην περίπτωση μιας έντυπης φόρμας αποθηκευμένης σε μορφές επεξεργάσιμες σε PDF, οι οποίες είναι πλέον δυνατές με το κατάλληλο λογισμικό.

Οι φόρμες μπορούν να αποκαλύψουν πολλά για έναν οργανισμό

Οι φόρμες μπορούν να πουν στους πελάτες σας πολλά για τον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, η εμφάνιση από μόνη της μπορεί να σημαίνει ότι η εταιρεία είναι είτε ντεμοντέ είτε προοδευτική. Η ευκολία ολοκλήρωσης μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της ανανεωμένης επιχείρησης και του πελάτη που πηγαίνει αλλού. Σε κλάδους όπως οι ασφάλειες και οι τράπεζες, αυτό μπορεί να είναι ένα σημαντικό ζήτημα. Καθώς οι φόρμες είναι συχνά η ψυχή ενός οργανισμού, ένα καλό τμήμα διαχείρισης μορφών μπορεί να σημαίνει τη διαφορά στη στρατηγική κατεύθυνση, το όραμα και την αποστολή της εταιρείας σας.

Θυμάμαι ότι είδα ένα Έντυπο Επισκέπτη στο εταιρικό γραφείο μιας μεγάλης κινηματογραφικής εταιρείας που δημιουργήθηκε ωμά σε μια γραφομηχανή. Το έντυπο πρόβαλλε μια κακή εικόνα της εταιρείας. Αν ήμουν πελάτης αυτής της μεγάλης εταιρείας, σίγουρα θα αναρωτιόμουν γιατί η εταιρεία δεν αφιέρωσε χρόνο για να δημιουργήσει μια φόρμα επαγγελματικής εμφάνισης που θα έπρεπε να συμπληρώσει κάθε δυνητικός πελάτης όταν έμπαινε στο κτίριο.

Ζωτική σημασία της διαχείρισης εντύπων για τις πολιτικές και τις διαδικασίες

Η διαχείριση φορμών είναι εξίσου σημαντική για τον συγγραφέα πολιτικών και διαδικασιών. Στην πραγματικότητα, σε πολλές εταιρείες, το τμήμα πολιτικών και διαδικασιών είτε διαχειρίζεται το τμήμα διαχείρισης φορμών ή/και ο συγγραφέας πολιτικών και διαδικασιών είναι επίσης ο διαχειριστής φορμών. Αυτή η σχέση είναι εξαιρετικά σημαντική επειδή οι περισσότερες διαδικασίες περιέχουν αναφορές σε φόρμες με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Από την εμπειρία μου, τα έντυπα διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στις διαδικασίες πολιτικής και διαδικασίας. Λάβετε υπόψη ότι μπορεί επίσης να υπάρχουν διαδικασίες εντύπων καθώς και διαδικασίες πολιτικής και διαδικασίας. Εάν ο συγγραφέας κάνει καλή δουλειά, τότε τα συστήματα διεργασίας θα συνδεθούν ή θα ενσωματωθούν.

Δεν μπορείτε να γράψετε πολιτικές και διαδικασίες χωρίς ΠΡΩΤΑ να αναλύσετε το σύστημα φορμών

Για πολλά χρόνια, συνήθιζα να αναλύω και να σχεδιάζω τις φόρμες που χρησιμοποιούνται σε μια διαδικασία πριν πάρω συνέντευξη από τους χρήστες του συστήματος πολιτικής και διαδικασίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα παρήγγειλα ακόμη και τα έντυπα πριν ολοκληρωθεί η ανάλυση πολιτικής και διαδικασίας. Αυτή η μέθοδος αποδείχτηκε ανεκτίμητη για μένα, επειδή μόλις αναλυθεί και εξορθολογιστεί το σύστημα φόρμας, η πολιτική ή η διαδικασία μπήκαν σε εφαρμογή.

ΜΗΝ ΚΑΝΕΤΕ αυτό το μεγάλο λάθος!

Το μεγαλύτερο λάθος που κάνουν πολλοί συντάκτες πολιτικών και διαδικασιών είναι να γράψουν πρώτα την πολιτική ή τη διαδικασία και μετά να ζητήσουν από το τμήμα διαχείρισης φορμών να προσαρμοστεί στο περιεχόμενο που περιέχεται στο δημοσιευμένο έγγραφο πολιτικής ή διαδικασίας. Αυτό είναι ένα τόσο μεγάλο λάθος και σίγουρα δεν προωθεί το buy-in των συστημάτων. Το έργο των διαχειριστών φορμών και οι συντάκτες πολιτικών και διαδικασιών συμβαδίζουν. δεν πρέπει να υπάρχει εξαίρεση σε αυτή τη σχέση.

Προσαρμογή φορμών σε πολιτική ή διαδικασία

Υποστηρίζω σθεναρά ότι μια εικόνα της φόρμας και οι οδηγίες της φόρμας πρέπει να περιλαμβάνονται ως παράρτημα στην πολιτική ή τη διαδικασία. Στην περίπτωση ηλεκτρονικών εντύπων, ένας σύνδεσμος μπορεί να τοποθετηθεί στην πολιτική ή τη διαδικασία και να ανοίξει σε νέο παράθυρο με δείγμα της φόρμας ή/και την πραγματική φόρμα για λήψη ή εκτύπωση.

Δυστυχώς, πολλοί συντάκτες πολιτικών και διαδικασιών δεν γνωρίζουν το πρώτο πράγμα για τα έντυπα και αναφέρουν απλώς μια φόρμα με το όνομα και τον αριθμό της, ή χειρότερα, μόνο με το όνομά της. και μετά το αφήνουν στον αναγνώστη να βρει την αναφερόμενη φόρμα. Βρήκα αυτή την πρακτική τόσο λάθος για πολλούς λόγους. Για παράδειγμα:

  1. Η φόρμα δεν θα αναζητηθεί ούτε θα χρησιμοποιηθεί ποτέ
  2. Ο αναγνώστης θα ζητήσει από έναν φίλο τη φόρμα και πιθανότατα θα λάβει μια ξεπερασμένη φόρμα που μπορεί να βρίσκεται στο γραφείο ή στο συρτάρι του φίλου για μήνες, αν όχι χρόνια.
  3. Η φόρμα μπορεί να είναι συντομευμένη με PR και ο χρήστης μπορεί να μην μπορεί να διακρίνει την πηγή της φόρμας. Για παράδειγμα, είναι η συντομογραφία PR, μια απαίτηση αγοράς ή κάποιο είδος εγγράφου δημοσίων σχέσεων.

Επιχειρήματα κατά της πρακτικής ενσωμάτωσης εντύπου σε πολιτική ή διαδικασία

Αν και είμαι ένθερμος υποστηρικτής της ενσωμάτωσης μιας εικόνας φόρμας σε μια πολιτική ή διαδικασία, υπάρχουν μερικά επιχειρήματα κατά αυτής της πρακτικής, με κανένα από τα οποία δεν συμφωνώ:

  1. Ο ΑΝΑΓΝΩΣΤΗΣ ΛΕΕΙ: Εάν ενσωματώσω την εικόνα της φόρμας στην πολιτική ή τη διαδικασία, τότε κάθε φορά που αλλάζει η φόρμα, η πολιτική ή η διαδικασία θα πρέπει να επανεκδίδεται. Αν και αυτό μπορεί να είναι μια αληθινή δήλωση, ο συγγραφέας πολιτικών και διαδικασιών θα πρέπει να θέλει να ξαναγράψει την πολιτική ή τη διαδικασία, επειδή μια αλλαγή φόρμας υποδηλώνει επίσης μια αλλαγή σε μία ή περισσότερες διαδικασίες που αποτελούν την καρδιά ενός εγγράφου πολιτικής ή διαδικασίας.
  2. Ο ΑΝΑΓΝΩΣΤΗΣ ΛΕΕΙ: Γιατί να ενσωματώσω την εικόνα της φόρμας όταν μπορώ να παραπέμψω τη φόρμα σε έναν κατάλογο εντύπων; Έτσι, εάν αλλάξει η φόρμα, ο σύνδεσμος θα παρέμενε ο ίδιος και, στη συνέχεια, δεν θα έπρεπε να αλλάζω την πολιτική ή τη διαδικασία κάθε φορά που άλλαζε η φόρμα. Αυτό το επιχείρημα έχει δύο ζητήματα: (1) το ίδιο επιχείρημα παραπάνω ισχύει ότι όταν αλλάζει μια φόρμα, τότε θα πρέπει να αλλάξει και το περιεχόμενο της πολιτικής ή της διαδικασίας και (2) Βρήκα ότι είναι σπάνιο μια εταιρεία να έχει τους πόρους για να διατηρήσει διαμορφώνει τον κατάλογο με τον τρόπο που πρέπει να συντηρείται. Ως εκ τούτου, θα συμφωνήσω με αυτό το επιχείρημα εάν ο κατάλογος εντύπων διατηρείται τακτικά και εάν το άτομο που διατηρεί τον κατάλογο διατηρεί στενή επαφή με τον συντάκτη πολιτικών και διαδικασιών έτσι ώστε οποιαδήποτε αλλαγή μορφής μπορεί να αναλυθεί για να προσδιοριστεί εάν υπάρχει επίδραση στο τρέχουσες πολιτικές και διαδικασίες που χρησιμοποιούν αυτή τη φόρμα.

Πηγές εύρεσης βοήθειας Κατανόηση φορμών

Η πιο σημαντική ένωση στις Ηνωμένες Πολιτείες είναι η Business Forms Management Association, BFMA.org. Σεμινάρια, συνέδρια, εργαστήρια και βιβλία προσφέρονται στα μέλη του. Συνιστώ ανεπιφύλακτα να δείτε τον ιστότοπό τους, να τους τηλεφωνήσετε, να συμμετάσχετε και να παρακολουθήσετε μια διάσκεψη. Ένα ή δύο συνέδρια θα ανοίξουν τα μάτια για κάθε συγγραφέα πολιτικών και διαδικασιών. Ένας εντελώς νέος κόσμος θα ανοίξει μπροστά τους.

Περίληψη:

Ο συγγραφέας πολιτικών και διαδικασιών θα πρέπει να μάθει από αυτό το άρθρο και να αναλάβει το τμήμα διαχείρισης εντύπων, εάν υπάρχει. Και αν υπάρχει ένα τμήμα και η πολιτική εμποδίζει την ανάληψη αυτής της λειτουργίας, τότε προτείνω στον συγγραφέα να αναπτύξει καλή σχέση με το τμήμα διαχείρισης εντύπων και να αρχίσει να συνεργάζεται.

Και αν δεν υπάρχει τμήμα εντύπων, βγείτε έξω και λάβετε την απαραίτητη εκπαίδευση για να προσθέσετε αυτήν τη λειτουργία στο τμήμα πολιτικών και διαδικασιών. Ο συγγραφέας πολιτικών και διαδικασιών θα πρέπει να αναλάβει:

  1. Σκεφτείτε πώς να δημιουργήσετε ελκυστικές, αποτελεσματικές φόρμες που θα ενισχύσουν την εικόνα του οργανισμού και θα συμπληρώσουν τις πολιτικές και τις διαδικασίες που επηρεάζει ή/και υποστηρίζει.
  2. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να συνεργαστείτε στενά με το τμήμα εντύπων ή/και τους σχεδιαστές εντύπων για να διασφαλίσετε ότι τα συστήματα εντύπων συμπληρώνουν το σύστημα πολιτικών και διαδικασιών και αντίστροφα.
  3. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να εξυπηρετήσετε καλύτερα τους αναγνώστες των πολιτικών και διαδικασιών και να γράψετε αποτελεσματικές πολιτικές και διαδικασίες που χρησιμοποιούν αποτελεσματικές φόρμες.

Βιογραφία:

About admin

Check Also

Οργανωτικές πολιτικές και διαδικασίες – Τι πρέπει να γνωρίζετε

«Περιβάλλετε τον εαυτό σας με τους καλύτερους ανθρώπους που μπορείτε να βρείτε, εκχωρήστε εξουσία και …

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Recent Comments

Gösterilecek yorum yok.