Γράψτε ξεχωριστά εγχειρίδια πολιτικής και διαδικασίας ή γράψτε ένα έγγραφο που καλύπτει τις πολιτικές και τη διαδικασία

Ένα Δίλημμα Σύνταξης Πολιτικής και Διαδικασίας: Δημιουργείτε ξεχωριστά Εγχειρίδια Πολιτικής και Διαδικασιών ή δημιουργείτε ένα μεμονωμένο Έγγραφο που περιέχει και τις Δηλώσεις Πολιτικής και Διαδικασίας;

Οι περισσότεροι από τους συνομηλίκους μου θα πουν ότι γράφουν ξεχωριστά εγχειρίδια πολιτικής και διαδικασίας. Με άλλα λόγια, υπάρχει ένα εγχειρίδιο που περιέχει μόνο έγγραφα πολιτικής και υπάρχει ένα εγχειρίδιο που περιέχει μόνο έγγραφα διαδικασίας. Έχω βρει λίγες περιπτώσεις όπου αυτό έχει νόημα. Επιτρέψτε μου να εξηγήσω τις ανησυχίες μου σχετικά με αυτήν την πρακτική. Στα βιβλία πολιτικών και διαδικασιών μου, προτείνω και υποστηρίζω την ενσωμάτωση των δηλώσεων πολιτικής στις διαδικασίες και έτσι εξαλείφω την ανάγκη για ένα δεύτερο εγχειρίδιο πολιτικής. Η μέθοδός μου είναι πολύ πιο πρακτική για λόγους αναφοράς και γραφής, όπως θα δούμε αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Η αναφορά σε θέματα σε δύο μέρη γίνεται παράλογη με ΞΕΧΩΡΙΣΤΑ εγχειρίδια πολιτικής και διαδικασίας

Το πρόβλημα με την ύπαρξη δύο εγχειριδίων (εγχειρίδιο πολιτικής και εγχειρίδιο διαδικασίας) είναι ότι η πολιτική και η διαδικασία του ίδιου ή παρόμοιου θέματος συχνά περιέχουν διπλές πληροφορίες. Όταν ένας αναγνώστης παραπέμπει σε ένα εγχειρίδιο και δείχνει σε ένα άλλο εγχειρίδιο, είναι σπάνιο αυτό το άτομο να κάνει την προσπάθεια να παραπέμψει στο δεύτερο εγχειρίδιο. Αυτό είναι απλώς ένα γεγονός της ζωής, ένα γεγονός που έχω μάθει πάνω από 30 και πλέον χρόνια εμπειρίας στον τομέα. Ακόμη και όταν τα φυσικά εγχειρίδια βρίσκονται δίπλα-δίπλα, έχω διαπιστώσει ότι είναι σπάνιο για τον αναγνώστη να κοιτάξει ένα για την καθοδήγηση πολιτικής και ένα για τη διαδικαστική καθοδήγηση.

Ας δούμε ένα πραγματικό παράδειγμα: Εάν θέλω να διαβάσω μια διαδικασία σχετικά με τη στρατολόγηση και αναφέρεται σε μια δήλωση πολιτικής σε ένα ξεχωριστό εγχειρίδιο πολιτικής, είναι πολύ απίθανο να αφιερώσω επιπλέον χρόνο για να βρω τη δήλωση πολιτικής στο δεύτερο εγχειρίδιο. Είναι πιο πιθανό να κάνω κλικ σε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα ηλεκτρονικό εγχειρίδιο, αλλά ακόμη και αυτή η πρακτική απομακρύνει την εστίασή μου από το τρέχον έγγραφο. Και ο αναγνώστης θα ήταν τυχερός εάν ο αναγνώστης είχε αφιερώσει χρόνο για να τοποθετήσει υπερσυνδέσμους εντός του εγγράφου πολιτικής ή διαδικασίας που επιτρέπει στον αναγνώστη να εναλλάσσεται εμπρός και πίσω μεταξύ των εγγράφων.

Αυτό το πρόβλημα αναφοράς σε πολιτικές και διαδικασίες που βρίσκονται σε δύο εγχειρίδια επιδεινώνεται όταν τα εγχειρίδια βρίσκονται χωριστά το ένα από το άλλο. Για παράδειγμα, εργάστηκα σε μια εταιρεία όπου το εγχειρίδιο πολιτικής βρισκόταν στο ράφι του διευθυντή μου και το εγχειρίδιο διαδικασίας βρισκόταν σε ένα ράφι πιο κοντά στους χρήστες. Ναι. Αυτή η πρακτική απλώς επιδεινώνει ακόμη περισσότερο την εμπειρία των αναγνωστών, επειδή το εγχειρίδιο αναφοράς δεν είναι καν κοντά για να έχουν πρόσβαση στα αναφερόμενα έγγραφα, εάν το ήθελαν.

Δύσχρηστο για τον συγγραφέα να διατηρεί πολιτικές και διαδικασίες για το ίδιο ή παρόμοιο θέμα

Αυτό το δεύτερο πρόβλημα της διατήρησης ενός ξεχωριστού εγχειριδίου πολιτικής ή διαδικασίας περιστρέφεται γύρω από τη διαδικασία διατήρησης των πολιτικών και των διαδικασιών ενημερωμένες. Εάν γράψω μια πολιτική σχετικά με τις πρακτικές πρόσληψης για μια εταιρεία, είναι πολύ πιθανό να υπάρχουν διπλές επικαλύψεις από πολιτική σε διαδικασία και από διαδικασία σε πολιτική. Από την εμπειρία μου, υπάρχουν απολύσεις από πολιτικές σε διαδικασίες και είναι συχνά δύσκολο να γραφτεί ξεχωριστό περιεχόμενο για πολιτικές και διαδικασίες για τα ίδια ή παρόμοια θέματα.

ΥΠΑΡΧΕΙ ΜΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Όπου είναι λογικό να υπάρχουν δύο Εγχειρίδια

Γνωρίζω μόνο μια περίπτωση όπου η ύπαρξη δύο εγχειριδίων έχει νόημα. Όταν μια εταιρεία προσπαθεί να πιστοποιηθεί στα πρότυπα ποιότητας ISO, υπάρχει συχνά η απαίτηση (των προτύπων) να διατηρούνται οι πολιτικές και οι διαδικασίες χωρισμένες σε δύο εγχειρίδια. Επομένως, εάν ένα πρόγραμμα εγκεκριμένο από την εταιρεία, όπως τα πρότυπα ποιότητας ISO, το Six Sigma ή το μοντέλο ωριμότητας ικανότητας (CMM) είναι σε ισχύ, τότε ο συντάκτης πολιτικών και διαδικασιών θα πρέπει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις αυτού του προγράμματος ακόμη και όταν οι πρακτικές ενδέχεται να μην φαίνονται πρακτικά όπως στην περίπτωση χωριστών εγχειριδίων πολιτικής και διαδικασίας.

Τώρα στο τι έχει το πιο νόημα: Η ενσωματωμένη δήλωση πολιτικής

Από το 1984, υποστηρίζω τη χρήση μιας μορφής γραφής που ενσωματώνει τη δήλωση πολιτικής με ένα έγγραφο διαδικασίας. Στη μορφή σύνταξης επτά ενοτήτων μου, η τρίτη ενότητα είναι η ενότητα πολιτικής και εδώ γράφονται οι δηλώσεις πολιτικής, ανεξάρτητα από το πόσο καιρό. Ο συγγραφέας πολιτικών και διαδικασιών μπορεί να παράγει έγγραφα ενός ή δύο τύπων: Πρώτον, ένα έγγραφο διαδικασίας με ενσωματωμένες δηλώσεις πολιτικής. Στην περίπτωση αυτή, ο τίτλος της πολιτικής και της διαδικασίας πρόσληψης μπορεί να είναι: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ.

Ο δεύτερος τύπος εγγράφου είναι ένας τίτλος που δεν χρησιμοποιεί τη λέξη Διαδικασία. Ο τίτλος του εγγράφου μπορεί να είναι ΟΔΗΓΙΕΣ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ. Αυτή η πρακτική έχει υιοθετηθεί από χιλιάδες εταιρείες παγκοσμίως σε περισσότερες από 90 χώρες, επειδή εξαλείφει την ανάγκη για δύο ξεχωριστά εγχειρίδια. Και στις δύο περιπτώσεις, η τρίτη ενότητα της μορφής γραφής θα φέρει την ετικέτα Πολιτική. Ένα παράδειγμα αυτής της μορφής γραφής ακολουθεί:

  1. Σκοπός
  2. Πεδίο εφαρμογής
  3. Πολιτική
  4. Ορισμοί
  5. Ευθύνες
  6. Διαδικασίες
  7. Ιστορικό αναθεώρησης

ΟΦΕΛΗ της χρήσης μιας ενσωματωμένης δήλωσης πολιτικής σε μια διαδικασία

  1. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό εγχειρίδιο πολιτικής και ένα ξεχωριστό εγχειρίδιο διαδικασίας.
  2. Γρήγορη πρόσβαση και αναφορά τόσο στις διαδικαστικές δηλώσεις όσο και στις δηλώσεις πολιτικής σε ένα έγγραφο.
  3. Χωρίς αντιγραφή του περιεχομένου της ενότητας στη μορφή γραφής από πολιτική σε διαδικασία ή από διαδικασία σε πολιτική. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει μια πολιτική για τις προσλήψεις και μια διαδικασία σχετικά με τις διαδικασίες πρόσληψης, οι ενότητες του σκοπού, του πεδίου εφαρμογής, των ορισμών και των ευθυνών της μορφής γραφής ενδέχεται να αντιγραφούν.
  4. Εξαιρετικά εύκολο στη σύνταξη πολιτικών και διαδικασιών χρησιμοποιώντας μια απλή μορφή γραφής επτά ενοτήτων.

ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ της χρήσης μιας ενσωματωμένης δήλωσης πολιτικής σε μια διαδικασία

  1. Όταν η διοίκηση απαιτεί ένα ξεχωριστό εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας και δεν είναι πεπεισμένη για την ενσωμάτωση δηλώσεων πολιτικής σε ένα έγγραφο γενικού τύπου.
  2. Όταν η διοίκηση έχει υιοθετήσει ένα πρότυπο όπως το ISO 9000 Quality Standards, Six Sigma ή Capability Maturity Model και αυτό το πρότυπο απαιτεί τη δημιουργία ξεχωριστών εγχειριδίων πολιτικής και διαδικασίας.

Περίληψη:

Το δίλημμα σύνταξης δύο χωριστών εγχειριδίων πολιτικής και διαδικασιών ή η χρήση γενικών τίτλων πολιτικής και διαδικασιών και η ενσωμάτωση των δηλώσεων πολιτικής στην ενότητα τρία της μορφής σύνταξης επτά ενοτήτων δεν είναι καθόλου δίλημμα γιατί όταν ρίξετε μια προσεκτική ματιά σε αυτήν τη μέθοδο χρήσης της ενότητας τρία της μορφής γραφής των επτά ενοτήτων για να απεικονίσετε τις δηλώσεις πολιτικής, νομίζω ότι θα συμφωνήσετε με το σκεπτικό και τις συμβουλές μου.

Κάντε λοιπόν τη χάρη στον εαυτό σας και μάθετε να ενσωματώνετε τις δηλώσεις πολιτικής σας σε ένα έγγραφο διαδικασίας και, καλύτερα, να τιτλοφορείτε τα έγγραφά σας με γενικό τρόπο, ενώ ταυτόχρονα ενσωματώνετε τις δηλώσεις πολιτικής στην αρχή των εγγράφων πολιτικής ή διαδικασίας.

About admin

Check Also

Οργανωτικές πολιτικές και διαδικασίες – Τι πρέπει να γνωρίζετε

«Περιβάλλετε τον εαυτό σας με τους καλύτερους ανθρώπους που μπορείτε να βρείτε, εκχωρήστε εξουσία και …

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Recent Comments

Gösterilecek yorum yok.